遠隔の企業との契約締結にも株式会社meet inのサービスを活用して時間を節約した件

近年どの業界も場所を選ばない仕事、というのが主流になってきました。
それは個人だけでなく、企業間でも同じことが言えます。

近場の取引先とばかり仕事をしていては、仕事の拡大は望めません。
よってよく知らない遠方の企業こそ、きちんとした契約を結びたいものです。

しかし契約するために何回も会うのは、時間もコストもかかりすぎてしまいます。
そういうときにはぜひ、株式会社meet inのサービスを導入してみてください!

遠隔企業の契約締結にミートインを使う場合と使わない場合

契約書の郵送

遠隔の企業との契約書というと、紙媒体を郵送するのが常でした。
しかし当然送料がかかりますし、確実に相手に届けるには書留にする必要があり、送料が余計にかかってしまいます。

また通常配送であれば数日かかることも多いですし、交通状況や気象状態によって配達に影響のあることもしばしば。
さらに契約書に不備があった場合、再度差し戻し、再送の時間がかかり、いったいいつになったら契約が結べるのだろう、と気が遠くなりそうです。

ミートインで契約書を交わすと、まず送料がかかりません。
ネットワークにつなぐためのプロバイダ料金はかかるかもしれませんが、無料Wi-Fiを使えば、その料金すら必要ないのです。
またリアルタイムで書類をやりとりするので、もし不備があればその場で修正してもらうこともできます。
ミートインはURLを知っている人だけのプライベート空間となるため、ほかの人に契約の状況を見られることもありません。
捺印もオンライン上でできるので、目の前で契約を交わすこととさぼど違いはありません。

郵送のほうが確実に相手に届く、と思っている人も多いようですが、いつどのようなトラブルに巻き込まれるかわかりません。
ミートインでネットワークを経由した契約書を交わすほうが、実は安全で確実と言えるでしょう。

契約締結までの時間

前述した通り、契約書を郵送で送りあうと、1週間以上かかることもあります。
順調に進んでもこれくらいの時間はかかるわけなので、もし不備があった場合は、この2倍、3倍の時間がかかってしまうのです。

しかしミートインで契約書を交わすのは即日、しかも順調にいけば1時間以内に締結できることもできます。
ミートインのファイル送信機能を使い、契約書をお互いその場で確認します。
もし不備や追加したいことなどがあれば、その場で作り直し、補足など、まるで目の前で契約を交わしているようなやりとりができます。
紙で契約書を交わす場合、不備があればいちいち印刷しなおす必要があり、その時間を待たせてしまうことになります。
ミートインでの契約は、画面上で行うため、印刷しなおす時間すらも短縮することができるのです。

電話での連絡と電話代

契約をする前であれ、契約書作成についてであれ、電話を使って連絡を取り合うと、電話代がかかります。
電話はその場で話を完結することができますが、問題はお互いに思い違いがあったときです。
「言ったはず」「聞いていない」というのは、ビジネスにおいていは不都合しかありません。

ミートインではネットワークにつながっていれば利用できるため、かけるたびに電話代がかかるということはありません。
画面を共有したり、資料を送ることもできるので、お互いに同じものを見ながら話をすることができます。
また会話の様子を録画することもできるので、言った、聞いてない、といったトラブルを避けることができるのです。

ちょっとの電話といっても、積もり積もれば結構な電話代となります。
さらにそれが遠方ともなれば、電話代はかなり重なってきてしまいます。
しかし電話代を気にしてやりとりを手短に済まそうとるすると、重要な話ですら短時間で済ませようとしてしまいがちです。
遠方だからこそしっかりとした打ち合わせは必要なので、電話代は気にせずにじっくりと話を進めたいところでしょう。
ミートインなら電話代を気にせずに、まるで会って打ち合わせをしているかのようなことが実現できるのです。

実際に契約締結に使っている企業からの評判

今まではすぐ会える距離の企業との取引ばかりでしたが、このたび九州の企業と仕事を進めることとなりました。
もちろん一度お会いしたのですが、その場での契約締結というわけにもいかず。
細かいところの打ち合わせをしたうえで、契約締結をしたいというのはお互い一致していました。
しかし九州と東京では、そう簡単に会いに行くことも難しく、また各担当を同席させて話し合いたいというのもありました。

その際導入したのがミートインです。
ネットワークにつながっていれば顔を見ながら打ち合わせができるので、電話代を気にすることなくじっくりと打ち合わせができます。
複数人で接続も可能なので、別の支店にいる社員を同席させることもできました。

最も助かったのは、契約締結をオンラインでできたことです。
いくら話を重ねていたとしても、契約書はお互い顔を突き合わせてしたいと思いました。
一度で済めばよいのですが、今までの経験上、すんなり一度で契約締結とはいかないものです。
郵送でやり取りすることも考えましたが、書留や速達を使ったとしても、数日のロスが発生します。
郵送代も積み重なればバカにならないですからね。

今まで簡単なものであれば、紙媒体に押印したものをスキャンして送ってもらう、ということはありました。
しかしミートインはオンライン上で契約書捺印ができるのです。
遠隔の企業でありながら、すぐ目の前で契約書を交わしているかのような感覚でした。
契約後も九州の企業とはミートインを使って密な連絡を取り合うことができています。
このような契約方法ができるのであれば、距離が近いとか遠いとか関係なく、仕事の幅を広げることができそうです。
(東京都:M社)

まとめ~遠隔の企業とはミートインでコストカットと濃密な打ち合わせを両立できる!~

ミートインではネットワーク上で契約書捺印ができるため、遠方の企業であっても面前で契約をしているのと変わらない契約締結ができます。
契約前後のやりとりでも、複数人数で打ち合わせができたり、資料や画面の共有、打ち合わせの様子を録画したりすることもできます。

かかる費用としてはネットにつなぐだけなので、遠方地の電話料金を気にしながら話をする必要もなくなります。
これから日本の遠方地だけでなく、グローバルな視野で仕事をする企業も増えてくるでしょう。

そのようなときにはミートインをぜひ活用して、仕事の拡大にお役立てください。

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